Verwaltung von Mietwohnanlagen

Vorbemerkung:
Hauptaufgabe des Verwalters (Immobilienverwalter) ist es, die von ihm zu betreuenden Immobilien zu bewirtschaften. Unter Bewirtschaftung ist die Summe aller Tätigkeiten zu verstehen, die ausgeübt werden müssen, um das Nutzungsobjekt nutzbar zu erhalten und Erträge aus dem Objekt zu erwirtschaften. Die Bewirtschaftung ist eine Dienstleistung, die der Verwalter einmal für den Mieter und zum anderen für den Vermieter erbringt. Die Verwaltergebühr ist ein Entgelt für die

qualifizierte Dienstleistung.

Ihre Höhe wird bestimmt durch den Umfang und die Güte der von dem Verwalter und seinen Mitarbeitern zu erbringenden Leistung. Ein Vergleich von Verwaltergebühren bei verschiedenen Verwalterangeboten ist also nur auf der Grundlage eines Vergleichs der Leistungen und der Leistungsfähigkeit der Verwalterfirmen möglich.

In diesem Katalog wird unterschieden zwischen den Grundleistungen des Verwalters, auf die sich die Grundvergütung bezieht, und den Besonderen Verwalterleistungen, die der Verwalter aufgrund eines Vertrages oder aufgrund von besonderen Vereinbarungen mit dem Eigentümer oder dem Mieter erbringt. Die besonderen Leistungen sind zusätzlich zu vergüten.

Wichtige Grundsätze

1. Für jedes Objekt wird ein eigenes Treuhandkonto lautend auf den Eigentümer eingerichtet und geführt.

2. Es besteht eine spezielle Vermögensschadenhaftpflichtversicherung in ausreichendem Umfang.

3. Die Zuverlässigkeit ist durch die Genehmigung nach § 34 c GewO nachgewiesen.

4. Die Fachkenntnisse werden durch turnusmäßige Seminare erweitert.

Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters ergeben sich aus der einschlägigen Gesetzgebung, den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Eigentümer und Verwalter und sonstigen Vereinbarungen, die in schriftlicher Form vorliegen müssen.

Der Verwalter ist zu den nachfolgend aufgeführten Grundleistungen und besonderen Leistungen berechtigt und verpflichtet. Soweit im Einzelfall die Verpflichtung des Verwalters einer besonderen Vereinbarung zwischen Eigentümer und Verwalter voraussetzt, ist dies nachfolgend im jeweiligen Einzelfall durch (B) gekennzeichnet.

1. Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung

1.1 Buchführung entsprechend den kaufmännischen Bestimmungen

Grundleistungen

a) Verbuchen der Mieteinnahmen.

b) Mahnen von Säumigen.

c) Bezahlen von Rechnungen (Skonto beachten).

d) Überwachung der Wirtschaftlichkeit, Kosten der Hausbewirtschaftung und Kostendeckung.

e) Führen der Wohnungs-, Kosten-, Lohn- und sonst. Konten.

f) Anlage einer lnstandhaltungsrücklage.

g) Mietpreisermittlung und Mietpreisfestsetzung: Mietpreisbindungen und Vergleichsmieten sind zu beachten .

h) Durchführung von Mieterhöhungen, Berechnung der Miete nach gesetzlicher Vorschrift, Vorschlag an den Eigentümer .

1.2 Jahresabschluß für den Hauseigentümer

Grundleistungen

a) Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, vorbereitet für die Steuererklärung.

Besondere Verwalterleistungen

a) Anfertigung von Aufstellungen aus den Vorjahren.

1.3 Nebenkostenabrechnungen für die Mieter

Grundleistungen

a) Ermittlung der umlagefähigen Nebenkosten aus der Buchführung (Abstimmung mit den Vereinbarungen im Mietvertrag).

Besondere Verwalterleistungen

a) Neue Nebenkostenvereinbarungen mit dem Mieter mit Änderung des Mietvertrages (B).

b) Ausgliederung der Nebenkosten aus der genehmigten Kostenmiete, lt. II. BV (B).

c) Nebenkostenermittlungen aus den Vorjahren.

1.4 Mieterwechsel

Grundleistungen

a) Auflösung des Mietverhältnisses (Wohnungsabnahme und Kautionsabrechnung).

b) Mieterauswahl und Vermietung.

- Suche nach Mietern durch Inserate, Makler oder Behörden (entstehende Kosten zu Lasten des Vermieters).

- Beachtung von Zweck- und Sozialbindungen (Wohnberechtigung).

c) Ausarbeitung des Mietvertrages und Verwahrung der Kaution.

d) Regelungen im Zusammenhang mit der Hausordnung.

Besondere Verwalterleistungen

a) Besondere Kündigungen (B).

b) Vorbereitung von Räumungsklagen als Sachbearbeiter zur Unterstützung des Anwaltes (B).

2. Allgemeine technische Verwaltung

2.1 Überwachung des baulichen Zustandes der Objekte durch regelmäßige Begehung

Grundleistungen

a) Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten.

b) Überwachung der Wartung der technischen Betriebseinrichtungen (Heizung, Fahrstühle,

Antennenanlage, u.a.).

c) Beratung des Eigentümers zur Vorbereitung von Instandhaltungs- Modernisierungsmaßnahmen.

d) Einholung von Kostenvoranschlägen / Angebote.

e) Aufbewahrung der die Wohnanlage betreffenden Planunterlagen (z.B. sanitäre Installation, Heizung usw.).

f) Verschiedene Kontrollmaßnahmen

-Inspektionsbuch Fahrstuhl

-Sicherungsschein zentrale Schließanlage

-Wartungsbuch Heizungsanlage

g) Abschluß von Wartungsverträgen

h) Bei Bedarf Organisation von Hausmeister und Reinigungsdienst sowie der Überwachung deren Tätigkeit.

Besondere Verwalterleistungen

a) Ausarbeitung von Ausschreibungen bei größeren Instandhaltungsmaßnahmen (B).

Auftragsvergabe, Bauüberwachung und Kostenabrechnung einschließlich Rechnungsprüfung bei größeren Instandhaltungsmaßnahmen (B).

3. Juristische Verwaltung

3.1 Beratung der Eigentümer bei Maßnahmen der Verwaltung über die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

3.2 Handlung als Zustellungsbevollmächtigter (B)

3.3 Veranlassen von Rechtsmaßnahmen

a) Einleitung von Mahnverfahren.

b) Einleitung von Verfahren zur Durchsetzung von Kündigungen.

c) Einleitung von Verfahren zur Durchsetzung von Schadenersatzforderungen.

3.4 Handlung als Sachbearbeiter zur Unterstützung des Anwalts (B)

Besondere Verwalterleistung

a) Zusammenstellung aller für eine gerichtliche Auseinandersetzung benötigten Unterlagen.

b) Laufende Unterstützung des Anwaltes im Prozeßverlauf.

4. Allgemeine Organisation (Büroleistungen)

4.1 Aufbewahrung von Urkunden und Verträgen

- Versicherungspolicen

- Grundbuchunterlagen

- Bauunterlagen (Bauzeichnungen, Bauberechnungen, Finanzierungspläne usw.)

- Mietpreis- und Wirtschaftlichkeitsberechnungen

- Mietverträge

4.2 Anfertigen von Kopien, einschl. des Versendens

5. Sonstige Verwalterleistungen nach besonderer Vereinbarung